O gerenciamento do fluxo de pacientes de um pronto atendimento é uma das tarefas mais importantes e desafiadoras na gestão de saúde, e visa melhorar a qualidade assistencial nos hospitais, além de poder reduzir filas e custos.
Ele pode ser definido como uma forma organizacional que busca otimizar os serviços de saúde, aumentando a segurança do paciente desde o momento em que este dá entrada no pronto atendimento até o momento de sua alta, assegurando os cuidados necessários durante toda a internação.
Dados levantados pela ToLife mostram que, em média, quase 70% dos pacientes atendidos em pronto atendimento se encaixam na classificação de risco pouco urgente ou não urgente na escala do Protocolo de Manchester. Assim, podemos concluir que, com uma boa gestão, o atendimento pode ser muito mais ágil do que acontece em sua maioria.
Além disso, temos um paciente cada vez mais exigente e que demanda qualidade e rapidez no atendimento de urgência e emergência. O alto tempo de espera é o que mais impacta, atualmente, nas más avaliações de pronto atendimento.
Dessa forma, uma gestão de fluxo de pacientes efetiva é necessária e de extrema importância para minimizar possíveis intercorrências, reduzir filas, maximizar a utilização de leitos, otimizar os processos das equipes de saúde e reduzir custos. Veja:
Como uma boa gestão influencia no desempenho do pronto atendimento
Leia também > Saiba como uma gestão do pronto atendimento pode te ajudar a reduzir filas e custo
Uma boa organização em um hospital está atrelada a jornada do paciente no hospital, por isso, influencia diretamente na satisfação e consequente fidelização do mesmo.
Implementar estratégias de gestão de fluxo de pacientes efetiva pode trazer diversos benefícios para as instituições e para cada pessoa que recebe atendimento nos pronto atendimentos. Entre eles:
Diminuição do tempo de espera para atendimento
A superlotação é o maior inimigo do pronto atendimento e, como consequência, traz impactos muito negativos para os indicadores hospitalares.
O controle dos atendimentos, com a classificação de risco correta e monitoramento adequado do percurso do paciente torna mais eficiente o atendimento, reduzindo assim filas e tempo de espera por leitos. O que, como dissemos, pode melhorar a jornada do paciente e deixá-lo mais satisfeito com o atendimento.
Melhoras na atenção e cuidados com o paciente
Com o tempo de espera reduzido, menos superlotação e mais tempo para a equipe de saúde se dedicar. Toda atenção e cuidado podem ser voltados para o paciente.
Aumento da produtividade
Com um processo bem alinhado e com o mínimo de entraves, a equipe fica mais produtiva. Como resultado, melhora o atendimento aos pacientes e a satisfação da própria equipe com a qualidade do trabalho.
Redução de custos operacionais
Um estudo da Federação Brasileira de Hospitais, feito em 2018, mostrou que nos 8 anos anteriores quase 1800 hospitais privados fecharam as portas. Isso aponta o quão importante é o controle efetivo dos custos hospitalares.
A gestão de custos é parte fundamental de qualquer negócio. No pronto atendimento privado é a garantia de que o negócio terá sustentabilidade. Já no pronto atendimento público, significa a possibilidade de estender o cuidado a mais pessoas e salvar mais vidas.
No entanto, para adotar as estratégias adequadas, é preciso entender também como um fluxo de pessoas mal gerenciado impacta diretamente no desempenho do pronto atendimento.
Impactos de uma má gestão de fluxo de pacientes
Todo um sistema hospitalar pode ser impactado negativamente quando o fluxo de pessoas é mal gerenciado. Em destaque, a superlotação das Unidades de Terapia Intensiva (UTIs) e das enfermarias gera várias consequências nos espaços de saúde.
Há pesquisas que indicam que um paciente liberado de uma UTI superlotada tem um risco muito mais alto de precisar de nova internação posteriormente, assim como nas enfermarias.
Pensando nisso, concluímos que os entraves no fluxo de atendimento aos pacientes trava toda a equipe de um hospital, gerando acúmulo de demandas para diferentes setores.
Ainda, é preciso levar em consideração que esse acúmulo pode sobrecarregar os profissionais e diminuir o tempo de atendimento com cada paciente, o que pode comprometer os resultados no tratamento.
Em resumo, temos alguns problemas principais na gestão de fluxo de pacientes. Entenda um pouco mais e veja como adotar estratégias efetivas para gerir o fluxo de pacientes.
Superlotação
O excesso de pessoas, ou seja, a superlotação dos pronto atendimentos, gera enormes filas e insatisfação dos pacientes, colocando uma pressão enorme sobre as equipes assistenciais que precisam desempenhar as suas funções com velocidade e precisão, duas características que costumam não andar juntas. Como consequência, a superlotação acaba gerando custos elevados e erros. Logo, prejudica a qualidade do cuidado e a segurança do paciente.
Altos custos
Qualidade assistencial e custos andam sempre juntos. É importante ressaltar, que todos os processos precisam ser medidos e acompanhados de perto porque tudo o que acontece no pronto atendimento acaba impactando tanto na qualidade assistencial quanto no custo da operação.
Erros de processos
Erros e falhas assistenciais ou processuais geram mortes e graves consequências que poderiam ser evitadas nos hospitais brasileiros. Além de eventos adversos e óbitos, os erros causam retrabalhos e, consequentemente, mais custos.
Leia mais > 4 erros do pronto atendimento e como a TOLIFE pode ajudar a corrigi-los
Filas e tempo de espera
Como já dissemos, as filas e o longo tempo de espera nos serviços de urgência, além de deixarem pessoas que já estão debilitadas ainda mais estressadas, podem levar a problemas de saúde agravados, e que poderiam ser evitados, além de custos muito mais altos.
Ou seja, tempo de espera é a principal variável relacionada à satisfação dos pacientes com o atendimento. Portanto, é um fator determinante da percepção de qualidade da instituição e da sua imagem perante o público.
Insatisfação dos pacientes
Vivemos a era da experiência do cliente e no segmento de saúde não seria diferente. Os pacientes exigem um tratamento na área de saúde em linha com a mesma qualidade de atendimento que os clientes experienciam em outros tipos de serviço.
Dificuldade no treinamento e qualificação da equipe
Outro grande desafio na gestão do pronto atendimento é o treinamento e a qualificação das equipes.
Esse desafio torna-se mais difícil quanto maior for a rotatividade de pessoal, o que faz com que os custos de treinamento aumentem. Nesse cenário, é importante criar um ambiente com boas condições de trabalho.
Uma das ações para melhorar a gestão do pronto atendimento é justamente o investimento em tecnologias que possam melhorar a jornada dos pacientes e equipes de funcionários, e estratégias eficazes de otimização.
Algumas estratégias para otimização da gestão de fluxo de pacientes
Algumas estratégias são eficazes para ajudar na otimização do fluxo de pacientes, considerando toda a organização do hospital, e não somente o pronto atendimento.
Todos os processos dentro de um centro de saúde são relevantes para uma gestão bem feita. Isso inclui serviços que vão desde a limpeza e a recepção, até o atendimento médico em si.
Portanto, é importante pensar em ações que envolvam toda a equipe em conjunto, junto ao uso de tecnologias aliadas.
Promover a comunicação e integração das equipes e setores
Interligar as áreas de um hospital e gerar eficácia na comunicação permite que problemas sejam comunicados e resolvidos de forma muito mais ampla e rápida, evitando gargalos e falhas que podem prejudicar o processo.
Gerenciamento de tempo
É importante pensar além do tempo de espera do paciente nas filas, mas também no gerenciamento da equipe com o tempo de cada tarefa. Ferramentas de automatização de processos são ideais para ajudar a equipe com o gerenciamento de tempo, além, é claro, do uso de técnicas adequadas e treinamentos.
Medir indicadores
Os indicadores são medidas quantitativas ou qualitativas que ajudam a avaliar pontos de atenção e melhorias em uma instituição. Por isso, é muito importante que os gestores estejam sempre medindo esses dados em busca de melhoria contínua do fluxo de pessoas.
O acompanhamento de indicadores só será eficiente se o pronto atendimento estiver completamente digitalizado. Isso facilita a captação dos dados, armazenamento e organização de uma forma que seja facilmente gerenciada, em tempo real, sem a necessidade de pessoas para criar manualmente os relatórios.
Reforço de serviços não-clínicos
Além do atendimento clínico, os serviços de manutenção e outros essenciais afetam diretamente os processos hospitalares. Por isso, é importante investir em manutenção, limpeza, transporte, administração e outros.
Uso da tecnologia na gestão de fluxo de pacientes
Segundo um estudo da Deloitte, em 2011, o investimento em tecnologia na área de saúde foi de 1,1 bilhão de dólares. Este número saltou para 7,4 bilhões em 2019 e para 14 bilhões em 2020.
Ou seja, os avanços na tecnologia têm sido excelentes aliados na boa gestão hospitalar. Máquinas e sistemas hoje trazem soluções surpreendentes para melhorar o gerenciamento e monitoramento tanto de quem necessita de cuidados, quanto da equipe que organiza todo o processo no pronto atendimento.
A ToLife tem o seu foco no desenvolvimento de tecnologia para a área de saúde, com soluções para automação da classificação de risco e a gestão eficiente do fluxo de pacientes em pronto atendimentos. Conheça.
Gestão de fluxo de pacientes ToLife
Saber gerir o fluxo dos pacientes é essencial para oferecer a eles a melhor experiência com o pronto atendimento de seu hospital.
Assim como já comentamos, grandes filas provocam estresse e irritabilidade nos pacientes e acompanhantes, que acabam reclamando para médicos, enfermeiros e secretários que estão na linha de frente do atendimento e, por consequência, gera alta rotatividade de colaboradores, custos elevados de manutenção e outros problemas que prejudicam os rendimentos do hospital e também a imagem com a qual ele é visto pela sociedade.
Pensando em todos esses problemas e os ônus que eles podem oferecer para o gestor e também para o paciente, a ToLife desenvolveu uma gestão moderna e eficiente do pronto atendimento dos hospitais. Com o fluxo dos pacientes otimizado, os processos serão mais claros e eficazes, o que provocará a redução do tamanho das filas e a posterior melhora do atendimento para os pacientes.
Ademais, todo o processo acontece em cinco etapas, distribuídas como veremos a seguir.
Totem para a distribuição de senhas para os pacientes
Com esse totem será possível gerir da melhor forma possível a gestão das senhas e a ordem de chegada dos pacientes no pronto atendimento, evitando que filas sejam furadas e confusões aconteçam. Lembre-se que os pacientes e os acompanhantes dão entrada com algum tipo de problema, por isso já estão previamente estressados.
Além disso, o totem também faz a leitura do cartão magnético de cada paciente, o que auxilia na hora da identificação, agilizando o processo como um todo.
Painel personalizado para auxiliar na chamada do paciente
Com um software e um painel personalizado para a chamada dos pacientes, evita-se que erros aconteçam e que outro paciente seja chamado por engano.
Agilidade na classificação de risco
A classificação de risco eficaz pode ajudar a reduzir as filas de espera e evitar que erros aconteçam na hora da triagem. Uma classificação de risco automatizada e completa, com medidores integrados ao hardware ou software, é necessária para o melhor fluxo de pacientes e uma maior agilidade no atendimento.
Sistema integrado para a admissão do paciente
Com um sistema integrado de admissão, é possível agilizar o processo. Todo o sistema estará integrado com o totem: a senha gerada, o painel com as informações e a classificação de risco emitida.
Atendimento médico integrado
O atendimento médico integrado é fundamental para gerir melhor o fluxo dos paciente. As soluções da ToLife são integradas com o prontuário eletrônico e também com os principais ERPs do mercado.
Com a gestão de fluxo da ToLife, é possível reduzir o tempo médio de espera dos pacientes e os gargalos na hora do atendimento. Além de otimizar recursos de pessoas e de materiais.
Isso porque, a solução é automatizada, rápida, prática e segura, perfeita para a organização do fluxo de atendimento. Assim, é possível visualizar, em tempo real, os principais indicadores do seu pronto atendimento e tomar decisões corretas, imediatas e eficazes para acelerar o fluxo e reduzir as despesas.
Clique aqui e conheça mais sobre os nossos serviços.